今日は勤労感謝の日ですね。
祝日です。
あなたは今日は休みですか？
それとも仕事をしますか？
どちらにせよ、そんなに
重い話をするのもなんなので、、、
今回はちょっと趣向を変えて
軽めの話題を話したいと思います。
どんな話題かというと、
メールの効率化についての話です。
あなたは、こんなことで
悩んだことはありませんか？
『メールの送信をしたいけど、
今送るのはちょっとなぁ。。』
僕はこれ、しょっちゅうありました。
家に帰ってちょっと仕事を
やっておこうかなと思った時、、
返信の日時が夜の11時か12時に
なってしまうと、ちょっと送るのが
気が引けてしまいます。。
また、土日にメールを送ったり、
あまりにもすぐメールを返信する
のもちょっとなぁ。。。
と思う時もありました。
こういう時は一度下書きに
保存してちょうど良い時間に
送ったりしていたのですが・・・
なんと、これを自動でやってくれる
方法があることに気付いたのです！
意外と簡単にできる
これを見つけた時は、、、
『うぉぉぉ、なんでもっと
早く気付かなかったんだ！！』
と思いました。。
下書きに保存して後で送るとか
面倒ですし、忘れてしまうことも
ありますからね。。
その方法はどのようなものかと言うと、
グーグルクロームの拡張機能を使って
Gメールに機能をプラスするという方法です。
僕が見つけたのは
『Right Inbox』
という拡張機能で、これを
グーグルクロームに入れると
“日時を指定してメールを送る"
ということが可能になります。
※無料版だと回数に
制限があるみたいです。
僕はGメールを使っているので
この方法を取りましたが、、、
アウトルックでも同じことが
できるそうですし、、、
有名なメールソフトのThunderbird
でもいけるっぽいです。
（ちなみにですが、ヤフーのフリー
メールを仕事で使うのはお勧め
しません。もし使っていたら、
Gメールにでも移行しましょう！）
作業の効率化を実現する
これの方法を使えば、
いちいちメールの送信時間を
気にしないで済みそうです。
作業時間も短縮されますし、
何よりいいのは
『いちいち気にしなくてはいけないこと』
が少なくなるということですね。
"重要度が低いけれども
気にする必要があること"
をたくさん抱えてしまうと
生産性はガタ落ちします。
自分の大切な集中力を
奪われてしまうからですね。
その為に、作業の効率化をして
くれる技術を取り入れるのは
有効な方法だと思います。
さらに使える便利機能
そして、今回入れた
『Right Inbox』
というグーグルクロームの拡張機能
ですが、できることはメールの
送信時間をコントロールすること
だけではありませんでした。。
"指定した時間に、
繰り返し同じメールを送信する"
という機能もあったのです。
これを見た時に思ったのは、
『これは月のルーティーンや
目標管理に使えそう！』
ということです。
こういったものというのは、
どこかに書いてあるけど見なく
なってしまう可能性が高いですよね。
でも、メールという形で
受信ボックスに届けば必ず
確認をするはずです。
なので、僕は早速ルーティーン
を記載したメールを毎月1回
自分に送る設定をしました
そしたら・・・
有料版でも・・・
何とこの機能は有料だったんですね。
月に5ドルちょっと。。
でも、とても便利そうなので
年間プランみたいなのに
申し込んじゃいました。
まんまと術中にはまってますね。。
でも、このサービスは生産性を
上げてくれると思うので、
十分に価値を感じています。
僕は基本的に、効率を上げて
くれるものであればお金を払う
というスタンスです。
細かいことで積み重なると
大きいですからね。
（ちょっと話が脱線しますが、
時間の短縮という意味で
お勧めなのがクリップNOTEと
Butlerというソフトです。
どちらも定型文を簡単に呼び出す
機能がついていて、クリップ
NOTEはWindowsユーザー用。
Butlerはマックで使えます。
“ありがとうございます"とか
“よろしくお願いします”などの
よく使うフレーズを登録すると、
簡単にそれを呼び出すことができます。
僕はMacユーザーなのでButlerを
使っていますが、もうコレ無し
では生きていけなくらいです。。
これらのソフトを使えばメールを
書く時間を結構短縮できます。
細かい時間の短縮が大きな時間の
創出に繋がるので、まだ使っていない
場合はぜひ使ってみて下さい。）
・・・
という訳で今回は、ちょっとした
テクノロジー系のお話をさせて頂きました。
こういうのを活用すると生産的な
時間を増やすことに繋がります。
使えそうだと思ったら
取り入れてみて下さいね。
