オンラインセミナー講師が使える!9つのzoomの便利機能①

中西雅司

多くの地域で、緊急事態宣言の解除。

油断は禁物ですが、だいぶ先が見えてきた感じですね。

早く、人とリアルで会って話をしたいと思う今日この頃です。

とはいえ、仮に落ち着いたとしても、完全に元の世界に戻ることはないでしょう。

多くの人が、オンラインの魅力に気づいたからです。

私たちFPもオンラインを使いこなせる人が増えてきましたし、

何よりも、、、

オンラインを使えるお客さまが増えてきました。

これから、ますますオンラインでの仕事が広がっていくでしょう。

私もここ2ヶ月で、zoomを使って、セミナーや勉強会、交流会など多数実施をしてきましたので、

その経験をふまえて、今日と来週で、

「オンラインセミナー講師が使えるzoomの便利機能を9つ」

をご紹介していきたいと思います。

セミナー運営ノウハウも盛り込みながらお伝えしますね。

特に、

・オンラインセミナーをこれからやってみたい

・もっとスムーズにオンラインセミナーを開催したい

と考えているあなたに役に立つ内容です。

オンラインセミナー講師が使える!9つのzoomの便利機能

では、ここから順番にご紹介をしていきたいと思います。

まず、最初の3つは基本的な機能になりますが、

オンラインセミナーをやる場合、最低限使いこなせるようにしておくべきなのは、この3つ。

・画面共有の機能

・ブレークアウトセッション

・チャット機能

です。

画面共有は、その名前の通り、あなたのパワーポイントのスライドやパソコンの画面を共有する機能です。

使用方法としては、以下の【図1】にある「画面を共有」をクリックして、共有したいファイルを選びます。

【図1:PCの場合】

 
 
これによって、あなたのセミナー資料をセミナー参加者に画面上で共有できるようになります。

ちなみに、画面共有には、

「ホワイトボードを共有する」

という機能もあります。

ホワイトボードを共有すると、あなたが手書きで書いた内容も共有することができます。

グループワークができる機能

2つ目は、

「ブレークアウトセッション」

です。

以下の図2にあるボタンをクリックして使います。

【図2:PCの場合】

 

これは、

「参加者のグループ分けができる機能」

になります。

例えば、あなた以外にセミナー参加者が10人いる場合、

「3つのグループに分ける」

という入力をすると、

「4人・3人・3人」

の3つのグループに参加者を分けることができます。

自動でメンバーを分けることもできますし、手動でメンバーを選ぶこともできます。

リアルのセミナーだとよく行う、

「少人数のグループに分けて行うワーク」

をオンライン上でも実施することができる機能になります。

ちなみに、講師のあなたは、

「好きなグループに、自由に入退場することが可能」

です。

どこのグループにも入らずに、待っていて、休憩時間にすることもできます。

この機能は、使い方が少し複雑なので、何度も体験してみるのが一番です。

なお、

ブレークアウトセッションの機能は、オンライン飲み会でも大活躍する機能です。

時々グループ分けを変更しながら、飲み会を運営することで、幅広く懇親を深めることができますし、ブレークアウトセッションの練習にもなります。

セミナー中に質問を受けられる機能

続いて3つ目はチャット機能です。

機能としては、文字通りチャットなので、

「セミナー参加者と言葉でやり取りができる機能」

です。

チャット自体は誰でも使えると思いますが、この機能は、

「何に使うと良いか?」

という点が一番大事です。

これを使ってできることは、例えば、、、

・入室時に、書き込んでもらうことで、出欠を取ることができる

・セミナー中に質問を受け付けることができる

・データファイルやリンクの共有できる

などです。

個人的には、

「セミナー中に質問や感想をどんどん書き込んでもらう」

という方法がおススメです。

なぜなら、オンラインセミナーは、どうしても参加者の集中力が途切れやすくなるからです。

質問をたくさんしてもらうことで、参加意識を高める効果が期待できます。

なお、チャットの内容を保存することもできますので、セミナー参加者にチャットの内容を共有することもできます。

マイクを一度にオフにする機能

基本機能についてはこれくらいにして、続けて4つ目です。

4つ目は、

「参加者全員のマイクを一度にオフにする機能」

です。

あなたがセミナーで話す時。

セミナー参加者の声や雑音が入ってしまうと、

他の参加者は、あなたの声を聞き取りづらくなりますよね。

そのため、基本的には、セミナー参加者は、

「全員マイクをオフ」

にしてもらうのがベストです。

そのために、セミナー参加者に事前に、

「話さない時はマイクをオフにしてください」

と伝えると良いです。

ただ、、、

遅れてくる方に毎回伝えるのは難しい

・遅れて入ってくる方

・一度話をした後、マイクをオフにし忘れてしまう方

もいます。

そういう場合に毎回、

「マイクオフにしてください」

と呼びかけをするのは、面倒ですし、セミナー進行の妨げにもなります。

なので、そういった場合は、

「あなた自身が、参加者のマイクをオフにする方法」

がおススメです。

マイクがオンになってしまっている人を1人ずつオフにすることもできますが、参加者の人数が増えてくると、とても大変です。

誰がマイクがオフになっていないかを探すのも一苦労です。

そういう時に使えるのが、今回ご紹介する

「すべてミュート」

の機能です。

以下の図3の参加者をクリックします。

【図3:PCの場合】

 

すると図4の画面が出てきますので、その中にある、「すべてミュート」をクリックします。

【図4:PCの場合】

 

これを押せば、参加者が何人でも、全員のマイクをオフにすることができます。

もし、セミナー中に、

「何か雑音が入ってくるな。誰だろう?」

と思ったら、このボタンを押してみると良いでしょう。

これを知っているか知らないかで、セミナー運営のスムーズさが全然違います。

おススメの機能です。

次回は少し上級の機能を

いかがでしたでしょうか。

今日は基本的な機能に関する説明が多かったですが、

次回は、

「少し上級の機能で実際に使ってみて使えると感じているもの」

を紹介したいと思います。

具体的には、

・セミナー参加者を把握しやすくする機能とその運用方法

・アンケートをスムーズに取る機能

・知人にzoom操作を代行してもらう方法

・セミナー開始前に音楽を流す方法

などを紹介していく予定です。

P.S.

来週の木曜日(5月28日)、

私が副代表を務める独立系FPの団体、FP技能士会のオンラインイベントがあります。

zoomでのオンラインのセミナー運営を体験する機会にもなりますので、

体感したいあなたは参加してみてくださいね。

zoomのFP相談での使い方に関するノウハウ共有も予定しています。

今回は、会員ではなくても、無料で参加することができます。

現時点で70名超の参加予定です。(詳細はこちら↓)

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この記事を書いた人

中西雅司

大手生命保険会社に約8年勤務後、2013年にファイナンシャルプランナーとして独立。これまで40万件以上のクレームを見てきた経験から、保険適正化コンサルタントとして活動をする。現在はFPのための経営コンサルタントとして、FPの育成にも力を入れており、『保険の販売手数料に頼らなくても、FPが活躍できる業界を作る』という想いの実現に向け日々邁進している。

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