先月の中旬くらいから、
何だか調子が悪かったんですよ。。
熱は出るし、頭は痛いし、
食欲はない。。。
そして、その症状が2週間弱
くらい続いた後、、、
今度は喉が痛い。。
鏡で見てみると、喉の奥の
側面が真っ白に腫れていました。
めちゃくちゃ痛いという訳では
なかったのですが、さすがに
これはマズい・・・
喉が白いのはマズい・・・
と思って医者に言った所、
『EBウイルス』
という何だかゾンビ映画にでも
出てくるんじゃないか？？
と思うようなウイルスに感染
していることがわかりました。
ひどい人は入院をするような
ものらしいですが、、
幸いにして症状は重くなかったので、
薬をもらって良くなってきました。
（ただ、あまりにもわかりやすく
喉が白くなっていたので、
「これ、医者の教科書にある
症例写真にも使えそうなくらいですね」
とかお医者さんと談笑しながら
診察をしてもらっていました。）
自分が倒れたら？
こういう事態になるとやはり
考えてしまうのは・・・
『自分が倒れたらどうしよう』
ということですね。
僕も組織化してやっている
訳ではないので、自分が倒れて
しまうと全てが止まってしまいます。
これは、ほとんどのFP事務所でも
同じかと思います。
大体の方は一人で開業をしているので、
『自分が倒れたら終わり』
という状態になって
しまっているはずです。
これは、あまり良くない状態ですよね。。
そこで今回は、この状態を完全に
解決できる訳ではないですが、
“こういう事態に
備えてやるべきこと"
をお伝えしたいと思います。
これは、、、
・いつか人を雇って自分の
仕事を引き継がせるかもしれない
・自分のやるべきことに集中して
生産性を上げていきたい
という方にもぴったりな
方法なので、とてもお勧めです。
自分の仕事を可視化する
その方法とは、
『自分が行なっている仕事の
内容を全て書き出してみる』
というものです。
例えば・・・
まず最初に、
・集客活動
・経理
・発送（フォローアップ）
・個別相談
・セミナー
・業者打ち合わせ
など、大枠でジャンル分けを
していきます。
そして、それぞれの内容に対して、
さらに詳しい内容を書いていきます。
集客活動だったら、
・ホームページの記事を書く
・記事をホームページにアップする
・お客様の声を依頼する
・お客様の声をホームページにアップする
・セミナーの企画をする
・セミナーの募集文を作る
・講義を行う
・個別相談の希望者と連絡を取る
などなど・・・
このように、あなたがやっている
ことを全て書き出していくのです。
相談も分解できる
個別相談についても同じです。
よく、FPの場合だと
『自分の仕事はお客さんに
合わせて変わってくるから
決まったものにはできない』
と言う人がいますが、
仕事を細かく分けていけば
そんなことはありません。
意外と細かいステップにまで
落とし込むことができるはずです。
例えば・・・
《初回面談》
・日程調整の連絡
・ヒアリング
・問題点の明確化
・相談者の質問に回答
《初回面談と2回目の間》
・お礼のメールを送る
・ヒアリング内容を元に、
提案書を作成する
・次回面談のフォローの
メールを送信する
《2回目面談》
・提案書を見ながら
問題点・解決案について話す
・クロージングトークを行なう
・相談者の質問に回答
ざっくりと書くだけでも、
このように細かいステップに
することができました。
実際に自分の仕事に当てはめて
みると、もっと細かいステップに
分解することができるはずです。
明文化する効果
このように、それぞれの仕事内容に
ついて細かく書き出していくと、
次のような効果があります。
■自分の行なっている業務が、
いかに多岐にわたっているかがわかる
↓
これは自分でやってみると
わかりますが、一人で結構な
量の仕事をしているはずです
■「自分でしかできない」業務と、
「人に任せられる」業務がわかる
↓
これもやってみるとわかりますが、
“自分にしかできない仕事"
だと思っていたのが、
実は部分的には、
“人に任せられる仕事"
もあるということが判明します。
■それぞれのステップについて、
必要な能力・スキルがわかる
↓
細かいステップに分けていくと、
それぞれについてどんな能力やスキルが
必要なのかが明確になってきます。
この作業で得られるメリット
『自分が行なっている仕事の
内容を全て書き出してみる』
という作業を行ってみると、
“本当に自分がやるべきこと"
と、
“実は自分でやる必要がないこと"
があることがわかります。
それがわかったら、自分は
“本当に自分がやるべきこと"
に集中して、それ以外を他の人に
やってもらうというのもありです。
パートを雇ってもいいですし、
最近では在宅秘書という
サービスもあります。
また、自分の後継として
人を雇う時にも、、、
その人が持っているべき能力や、
学ぶべきスキルが明確になります。
なので、採用の基準ができますね。
さらに、業務内容を俯瞰して
説明することができるので、
引き継ぎが圧倒的にしやすくなります。
具体的なツール
この作業を行う時には、
マインドマップを使うのが
整理しやすくてお勧めです。
個人的に使っているのは
XMind（http://jp.xmind.net/）
というソフトですが、無料で
使える割に高機能でいい感じです。
色分けもできるので、それぞれの
仕事内容を色分けするとさらに
いい感じに整理ができますね。
あなたもやってみては？
この作業、僕もやってみましたが、
頭がはっきりと整理できるので
かなりお勧めです。
自分だけで仕事をしていると、
全部の仕事が
"自分にしかできないこと"
だと思ってしまいがちですが、
そうじゃないと気付く事ができます。
これに気付く事ができたら、
"自分の生産性を上げるには
どうすればいいのか？"
という問題を本格的に
考えることが可能になってきます。
ぜひ、仕事が終わった後や、
休みの時間にでも試してみて下さい。
この作業、かなり面白いですよ。
