「仕事を効率化する便利ツールを教えてほしいです」
先日、FPの方からこんな相談をいただきました。
独立系FPは、自分で色んなことをしないといけませんから、
効率化のツールも、上手に使いこなせると良いですよね。
今日は、その方にお伝えした
「効率化のツールの情報」
を整理しておきます。
あなたにも役に立つと思ったので。
加えて、ツール以外の本質的な
「仕事を効率化する方法やポイント」
もご紹介しますね。
オンライン時代の効率化ツール
仕事を効率化するという観点では、
「効果が大きいものから順に」
導入していくのが望ましいですよね。
そういう意味で、最近は、
「動画を視聴する時間」
が業務に占める割合が高くなってきていますよね。
なので、以前ご紹介したこのツールは、ぜひ使ってほしいです。
動画の速度を自由に変えられるツールです。
動画を倍速で見るツール
０．１倍刻みで視聴ができるので、非常に便利です。
動画教材もこれからますます増えていくでしょうから、
ぜひこちらは使ってみてください。
パソコン作業の効率化
次は、パソコン作業を効率化するツール。
パソコン作業を効率化するツール
こちらも以前ご紹介したものですが、本当に便利です。
最初、慣れるまでに少しだけ時間がかかりますが、
パソコン作業が非常に効率的になります。
これによって、良いこと。
それは、
「文字をコピーする回数が減る」
ということ。
効率化とともに、ストレスも大きく軽減できます。
特に、
・ホームページのメンテナンスが多い人
・ワードやエクセルをよく使う人
・メールやメッセージの回数が多い人
にはおすすめです。
２つ以外でオススメなもの
この２つは、非常に効果が大きいと思いますが、
ツール以外で効果が大きいオススメなものとしては、
・スマホのフリック入力をマスターすること
・音声入力を活用すること
・パソコンのショートカットキーを活用すること
・よく使う言葉は、辞書ツールを使って登録する
などがあります。
特に、
「音声入力」
は、すぐに誰でもできますし、
上手に活用すれば、時間を大きく削減してくれます。
ツール以前に大切なこと
ここまでで、
「ツールや技術として、効果が大きそうなもの」
をピックアップしてみました。
こういったものによって、効率化することはできます。
ただし、それ以前に、
「認識しておくべき大切なこと」
があります。
それは、、、
「人は、苦手なことには、時間がかかる」
ということ。
なので、仕事の効率を上げたいなら、
「自分が得意なこと・強みに集中する」
ということが重要。
例えば、私の場合、SNSでの発信が極端に苦手です。
なので、私はこれはやらないと決めています。
効率が極めて悪いからです。
SNSをやらなくても、集客する方法は、いくらでもありますので。
つまり、
「自分の特徴や強みに合わせて、取組むことを決める」
これが、仕事の効率化には、非常に大切です。
自分の特徴や強みを理解する方法
とはいえ、そのためには、
「自分の特徴や強みを理解しておくこと」
が必要ですよね。
そのために有効な方法は色々とありますが、
代表的なものとして、以前もご紹介した
「ストレングス・ファインダー」
というものがあります。
私は、これによって、
「苦手なことで、辛い思いをすること」
が激減しました。
なぜなら、苦手なことに対しては、
・他の人にサポートをしてもらう（あるいは任せる）
・自分の強みを使って、苦手なことに取り組む
ということができるようになったからです。
なので、本質的に、仕事を効率化したいのであれば、
「あなた自身の強みを正しく理解すること」
にも取り組んでみてください。
それを活かせば、格段に仕事効率が上がっていくはずです。
これからもあなたの活躍を応援していますね。
Ｐ．Ｓ．
私は、ストレングス・ファインダーの回し者ではありませんが、
やるなら、３４の資質すべてがわかる、有料版がおすすめです。
6,000円程度だったと思います。
そして、実施した後に、何よりも大事なことがあります。
それは、
「結果レポートを熟読すること」
です。
実施しただけでは、効果はほとんど出ません。
実施をした後、レポートをしっかり読むことで、活かし方が少しずつ見えてきます。
私の場合は、過去に３回読みましたが、その度に、新しい気付きがあります。
ぜひ、有効活用してみてくださいね。
